行政专员

• 教育背景： 大专及以上学历，行政管理、文秘、人力资源管理等相关专业优先。• 工作经验： 1年以上行政或文秘相关工作经验，有家具、零售、快消或设计行业经验者优先。• 技能要求： 熟练使用Office办公软件（Word, Excel, PowerPoint）。  ◦ 优秀的沟通协调能力和亲和力，服务意识强。◦ 积极主动，责任心强，能高效处理多任务。 ◦ 良好的文书写作能力和基本的财务知识。 ◦ 具备一定的抗压能力和解决问题的能力。• 个人素质： 形象端正，细心严谨，有耐心，有团队合作精神。

1. 前台与行政接待• 前台服务： 接听、转接公司总机电话，礼貌问候并准确引导来访客户、供应商。• 访客管理： 做好访客登记、引导、安排会议室，并通知相关接待人员。• 快递与邮件管理： 负责公司信件、报刊、快递的收发、登记与分发。
2. 办公环境与空间管理• 环境维护： 监督保洁工作，确保办公区、展厅、会议室、茶水间等区域的整洁卫生。• 绿植管理： 安排办公区绿植的租赁、养护与更换。• 空间规划： 合理规划办公位，协助新员工工位安排。• 家具与设施： 管理办公家具、设备的日常使用与维护报修。
3. 资产与采购管理• 办公用品管理：◦ 负责办公用品（文具、打印纸、墨盒等）、茶水间用品（饮用水、咖啡、零食等）的采购、入库、发放和库存管理。 ◦ 严格控制成本，定期进行供应商比价。• 固定资产管理： 建立和管理公司固定资产（如电脑、打印机、办公家具、展示样品等）台账，定期盘点。• 供应商管理： 与物业、网络、电话、保洁、绿植、饮用水等供应商对接，处理合同、费用及日常问题。
4. 文书与档案管理• 文档处理： 协助打印、复印、扫描、装订文件，制作各类表格（如值班表、用品申领表）。• 档案管理： 建立和管理公司行政、人事、合同等文件的档案系统（包括电子和纸质档案），确保资料完整、保密、易于查找。• 印章管理： 在授权下，负责公司公章、合同章的使用、登记与保管。
5. 会议与活动支持• 会议支持： 预订和布置会议室，准备会议所需设备（投影仪、视频会议系统）、茶点，并做好会议记录和纪要整理。• 活动组织： 协助策划和组织公司内部活动，如年会、团建、节日庆祝、经销商会议等。
6. 后勤与安全保障• 车辆管理（如适用）： 管理公司车辆的使用、保养、保险、年检和油耗登记。• 安全管理： 负责办公室的消防安全检查，管理门禁、钥匙，确保办公环境安全。• 证照管理： 负责公司营业执照等资质证照的年检、变更、保管工作。
7. 人事辅助工作（根据公司要求）• 招聘辅助： 发布招聘信息、收集和筛选简历、安排面试、办理新员工入职手续。• 员工关系： 办理员工入、离、转、调手续，管理员工档案（保密）。• 考勤管理： 统计每月考勤数据，协助计算薪资。• 企业文化： 协助进行企业文化建设，如员工关怀、生日祝福等。
8. 跨部门协作• 与销售部门协作，确保展厅环境和销售物料准备就绪。• 与仓储/物流部门协作，